Software de Gestión Documental
Automatice de forma integral sus actividades administrativas y técnicas relacionadas
con la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida
y recibida en su organización, desde su creación hasta su destino final,
facilitando su utilización y conservación.
Módulos
Controle de forma eficaz la creación, almacenamiento y distribución de sus documentos. Incremente la eficiencia al generar y reutilizar su información, controle y monitoree el flujo de sus documentos.
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Integre toda la Gestión de Documentos
SOTECHDOC da soporte a la colaboración entre usuarios, proporciona funcionalidades como búsquedas avanzadas, herramientas administrativas para definir roles y segmentación de usuarios, seguridad y trazabilidad a nivel de documentos, configuración de tareas automáticas, repositorios de información para facilitar la creación de conocimiento, creación, centralización y ordenación de los grupos de trabajo y disposición de una mejor información para la toma de decisiones.
SOTECHDOC permite:
- Contar con un ambiente colaborativo de documentos y proyectos emprendidos.
- Recopilar y distribuir información de cualquier fuente digital.
- Proporcionar a los usuarios de fuentes de información.
- Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos.
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SOTECHDOC permite dar un soporte integral en la creación, recepción, disposición y mantenimiento de sus documentos.
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Incorpore, gestione y facilite el acceso a sus documentos.
Controle y establezca todas las etapas y plazos de las acciones de registro de documentos que realicen los usuarios a través del proceso de trazabilidad de nuestra herramienta de gestión de registros.
- Realice transferencia, eliminación o conservación de documentos.
- Aplique políticas y reglas de control en la conservación, eliminación y asignación de responsables de la documentación.
- Gestione y facilite el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
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Simplifique, reduzca tiempo y ahorre costos en sus procesos de negocio, utilizando nuestro potente motor de automatización de workflow.
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Utilice nuestro potente motor de WorkFlow
Simplifique sus procesos de negocio, ahorre tiempo y costos al incorporar nuestro motor de workflow en la automatización de sus procesos. Ayude a sus colaboradores y a su organización a vincular los procesos con la creación de contenidos, a compartir la información transaccionalmente y responder más rápidamente a los nuevos requisitos empresariales. Asimismo mantenga sus contenidos almacenados y digitalizados para dar soporte a sus necesidades de flujos de negocio a través de búsquedas inteligentes y recuperaciones online.
Implemente
- La creación de workflows complejos: workflows de revisión, aprobación y validación, soporte para workflows lineales o en paralelo.
- La asignación de tareas a grupos de usuarios.
- El monitoreo de las tareas de workflow, el estado y los procesos.
- Los mensajes configurables de notificación y alertas por correo electrónico.
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Permite aplicar reglas y políticas para generar acciones sobre la documentación de forma automática.
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Implemente tareas automáticas
Este módulo provee una serie de herramientas y componentes para validar acciones que se realicen sobre la documentación, de forma automática. Algunas de estas funcionalidades son:
- Automatización completa de flujos de trabajo
- Captura de Metadatos.
- Categorización y tipificación de documentos.
Las principales ventajas de las tareas automáticas son:
- Incrementar la productividad y reducir el tiempo de las operaciones.
- Mejorar la calidad y obtener un elevado grado de precisión.
- Reducción de los costes laborales y otros gastos.
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Muchas de las ventajas y beneficios de nuestro módulo de gestión documental radican en su diseño y arquitectura de componentes.
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Es multi-empresa: En una sola instancia varias empresas, organizaciones, unidades operativas… pueden ser alojadas de forma independiente.
Gestión de tareas: Cree, administre y asigne tareas a usuarios y grupos de usuarios.
Creación de informes: Genere y utilice sus propios informes que pueden ser generados en formatos PDF, html, .doc, en otros.
Notificaciones y alertas: Gestiona herramientas para generar notificaciones y alertas en los componentes del módulo.
Componente CMIS: Conector que permite proporcionar el servicio de inter-operabilidad de gestión de contenidos.
Integración: Contamos con una plataforma multiproposito e interoperable para proporcionar diversas formas de integración:
- Conectores disponibles para Google Drive, Ms Office, Open Office, Joomla, WordPress, Kofax, entre otros.
- Multi-Base de Datos: Oracle, SQL Server, MySQL, PostgreSQL.
- Empleamos el API de los webservices en SOAP y REST.
- También SDK’s para PHP, .Net y Java.
- Componentes nativos para conectarse a base de datos externas, LDAP, Active Directory, SSO y CAS.
